Conmemoremos el Centenario

PROTOCOLO
CELEBRACIÓN DEL CENTENARIO 

COLEGIO TÉCNICO COMERCIAL MANUELA BELTRÁN

(Material de trabajo para discusión)

El centenario del colegio es un suceso único e irrepetible que reúne a un cierto número de personas en un lugar y fecha determinado con el fin de cumplir un objetivo pedagógico, cultural, social y deportivo

OBJETIVO GENERAL

Fortalecer, Evaluar  y proyectar los valores Institucionales y la cultura Manuelista, a través  de  Actos Académicos, deportivos, culturales, conmemorativos y de reconocimiento para estimular la labor pedagógica de la Comunidad educativa Manuelista.

OBJETIVOS

1- Fortalecer el sentido de pertenencia de la comunidad educativa.

2- Evaluar  el impacto  de la formación académica, Técnica y laboral de la Institución.

3-  Fomentar el valor de la Gratitud con las personas  que dejaron huella en la Institución.     

ACCIONES

1- Objetivo  1

1.1. Recopilación de la historia Manuelita a través  de un trabajo pedagógico (comité de Memoria e identidad: área sociales)

1.2 Organizar eventos culturales y deportivos – Copa 100 años  (área Corpoartec)

1.3  Identificar frases o escritos de Manuela Beltrán  que construyan identidad

(área Humanidades

1.4  Concurso de afiche, logo e imagen del centenario

1.5  Escritura de Himno que identifique  el centenario

1.6  Cátedra Manuela  Beltrán

 Objetivo 2

2.1  Convocatoria  y organización de Egresados (área  Técnica)

2.2   Registro de Estudiantes certificados     SENA   

2.3  Escritos de experiencias de egresados

2.4  Elaboración de revista 100 años  

Objetivo 3 

3.1  Identificar  docentes, directivos  docentes y benefactores de la Institución.

3.2  Organizar  acto conmemorativo, reconocimientos, concierto, cena

 Investigación

Utilizar todas las fuentes para recuperar la memoria histórica desde su fundación en 1914 hasta nuestros días

Planificación

Se deben considerar tres etapas de tareas: pre-evento, durante el evento y post-evento.

Organización del Evento

En primer lugar debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los coordinadores de los distintos comités definidos, quienes en equipo asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo. Como mínimo con 8 meses de anticipación al evento. En cada comité o subcomité deben estar representados todos los estamentos de la comunidad educativa (Directivos, Docentes, Padres, Estudiantes, Egresados y Administrativos.

Una vez organizad el proyecto por las diferentes comisiones debe ser aprobado por el Consejo Directivo.

Programación Académica, Cultural y Social

Establecidos los objetivos se definirá el programa académico que permita alcanzar esos objetivos (foros, conversatorios, conciertos, etc.)

Duración:

Con base en los eventos anteriores se determinará el tiempo requerido para el evento y se fijará le fecha de su realización. Estos tiempo deben fijarse en la planeación general.

Número de asistentes

Para seleccionar el sitio del evento es necesario conocer el número de posibles asistentes.

 Presupuesto General del Evento

Determinar el costo total del evento con base al presupuesto elaborado por los diferentes comités, a los cuales se les asignarán las funciones a cumplir durante las tres etapas del evento.

Se determinará por ejemplo si se incluye una cena de gala el lugar y el valor de la inscripción.

En el presupuesto como mínimo de debe considerar:

• Salones para conferencias
• Salones para actos sociales
• Material impreso
• Transporte terrestre y aéreo si es del caso
• Invitados especiales (Si requieren de tiquetes, hospedajes, honorarios y obsequios)
• Alquiler de recursos físicos (sonido, etc.)
• Es recomendable que en la elaboración del presupuesto participe el Pagador del Colegio y el Contador.

 Comité de Administración

Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagos, recaudos (si los hubiere), apoyo logístico en general (sitios para actos de instalación clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, sonido, micrófonos, computadores, fotocopiadora, mesas, sillas, medios audiovisuales, elementos de oficina entre otros)

Comité Académico
Coordinará con el subcomité de Recepción los detalles de desplazamiento (hospedaje si se requiere de los conferencistas).
Un subcomité importante es el de Construcción de Memoria e Identidad que se debe responsabilizar de la investigación histórica del Colegio. Se sugiere que esté a cargo del área de sociales de las tres jornadas.

Comité de Relaciones Interinstitucionales
Esta información debe tener como mínimo los siguientes datos: Fecha y sede del evento, objetivo, programa académico, cultural, social y deportivo, expositores, inscripción (y si tiene algún costo), fecha máxima de confirmación y contactos del comité organizador.
Esta promoción debe hacerse en forma escalonada y repetitiva con varios meses de anticipación. Hará contactos con los distintos medios de comunicación (prensa, radio, TV, redes sociales).
Es el encargado de las pancartas de bienvenida y del material necesario (programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, distintivos de los diferentes grupos, programas generales, planillas de asistencia, certificaciones, etc)
Los siguientes son algunos de los formatos sugeridos:

Utilizar todas las fuentes para recuperar la memoria histórica desde su fundación en 1914 hasta nuestros días.

Comité de Promoción y Divulgación
Es el encargado de promocionar el evento, enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento, hacer llegar a los posibles asistentes (exalumnos, padres, antiguos maestros, ex-rectores, funcionarios de la SED, del MEN, Alcaldía, etc.) la información pertinente al evento con la debida anticipación.

Inscripción:

Debe ser un procedimiento funcional y ágil, se debe utilizar computador con una base de datos de todos los inscritos previamente, se sugiere tener un sitio especial por grupos de años de los egresados y otro para los demás invitados.

Escarapelas y materiales

Se entregarán en el momento de la inscripción  La escarapela debe tener: Nombre completo del participante, año de promoción (si es exalumno), cargo, La carpeta debe contener: carta de bienvenida, programación académica, cultural, social y deportiva del evento,  tarjetas de invitación para las actividades sociales. Del listado de inscripción se elaborarán los certificados de  asistencia.

Transporte

El subcomité de transporte es el encargado de la movilización de los asistentes al evento. Debe prever la contratación de vehículos y el servicio de parqueaderos.

Actos Culturales,  Sociales y Deportivos

Ese subcomité será el responsable de la coordinación del programa social general del evento. Incluyen: Instalación y clausura, actos culturales, sociales y deportivos, refrigerios, Debe estar en contacto con los demás subcomités.

Subcomité de Egresados

Se encargará de coordinar y organizar la asistencia de todos los egresados de la institución. Debe contar con el apoyo del Área de  Comercio

Protocolo

Vela por la elaboración anticipada de las lista de invitados especiales

Y por hacerles llegar la información necesaria para el evento. Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres en cada uno de los eventos del centenario. Está pendiente de las banderas, los himnos, heraldos, elementos decorativos y es el responsable de enviar las invitaciones a las autoridades y velar por el orden de las intervenciones de los oradores en los actos protocolarios. Coordina el envió de flores en los casos necesarios y la consecución de los recuerdos para los invitados especiales.

Secretaría del Centenario

Es el responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de los documentos y conclusiones que formen parte del Centenario y es el responsable de la producción de las memorias.

Atiende además el eventual diligenciamiento y envió de correspondencia del evento.

Son funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, elaborar fichas de inscripción, listados de participantes, certificados de asistencia, y demás funciones propias de  la secretaría.

Mantener una cartelera con toda la información referente al centenario (notas de prensa, programación, etc)

Organigrama

Invitamos a toda la comunidad educativa a participar en la organización del evento y a enviar sus sugerencias a nuestro correo electrónico:

centenariomanuelabeltran@gmail.com